Nos Services

Externalisation

Toujours dans la même volonté de réduire les coûts de production, nous vous proposons d'utiliser la fonction d'externalisation du courrier qui présente de nombreux avantages: Le coût pour sous-traiter l'impression, la mise sous pli, le timbrage et l'envoi des courriers simples ou recommandés est moins cher qu'un traitement maison. Plus de surcharge de travail pour les convocations d'assemblée et les envois en nombre. Finis les stocks de ramettes de papier et les gros photocopieurs. Couplée avec la gestion électronique des documents, les gains de productivités sont spectaculaires pour très peu d'investissement.

L'externalisation c'est aussi tous les traitements en liaison avec vos partenaires: Expert comptable, transfert de la comptabilité gérance et syndic vers la comptabilité générale et inversement, récupération de la paie des personnels d'entretien vers la comptabilité syndic ou gérance. Pour la CAF, récupération des virements mensuels avec affectation automatique aux locataires. Le transfert automatique et la mise à jour de vos annonces vers les sites d'annonces...

Téléphonie & SMS

Encore des économies de temps et de coût téléphonique avec plus de services : SINERGIC a développé un standard téléphonique intégré aux applications gérance, syndic et transaction. Pourquoi ?: Baisser le coût de la facture téléphone. En passant par le réseau informatique on s'affranchit des fournisseurs d'accès traditionnels et la note baisse de 15% à 30%.

Quand votre client vous appelle, automatiquement sa fiche apparaît à l'écran et, couplée à la gestion d’évènements, un enregistrement de l'appel peut être saisi dans les évènements du client. Un gain de temps car transparence et réponse immédiate par n'importe quel collaborateur. Les statistiques sont également gérées: le temps passé par client, le temps passé par collaborateur, le temps passé par service, par activité.

Les SMS, outils particulièrement utilisé par tous: comme un mail direct depuis une fiche, ou comme les mails en nombre vous pouvez envoyer depuis votre poste de travail des SMS. Vous verrez qu'un SMS comme dernière relance avant contentieux ou bien pour confirmer un rendez-vous peut être efficace.

Extranet

La loi ALUR a rendu indispensable l’Extranet. Nos Logiciels Sinergic l’ont intégré immédiatement en conjuguant l’ensemble des autres outils à votre disposition : GED, gestion des évènements,… Ce savoir-faire est à votre disposition avec le module Extranet. Mettez en ligne vos missions. Jouez la carte de la transparence avec vos mandants et même avec l’ensemble de vos clients et partenaires.

Tous les documents traités par vos équipes pourront (ou non) être accessibles, en fonction du paramétrage choisi. Vos échanges en seront nettement améliorés grâce au classement de vos communications dans la gestion des évènements. Nous développons également la liaison de l’Extranet avec le site internet que nous vous proposons. Les contacts deviendront automatiquement des prospects ! Encore une fois, faites le choix de la personnalisation et affichez votre professionnalisme.

GED

SINERGIC a mis en oeuvre dès 2010 la Gestion Électronique des Documents, c'était la suite logique de l'enregistrement automatique et ordonnancé des documents sortants, qui eux, existaient depuis 1988 avec les bases de courriers gérance et syndic. L'évolution technologique et la baisse des prix du matériel, nous ont permis de mettre à disposition l'enregistrement des documents entrants.

Notre GED a depuis, pris en compte l'ensemble des problématiques posées par cette nouvelle méthode travail: géder directement les mails et pièces jointes, traitement des événements, courriers, comptabilité en temps réel, par l'affectation des pièces à l'écriture comptable , à l’événement ou au dossier...

Les gains de temps, et la satisfaction client ne font que croître. Plus de recherche de document, plus de classement, sur simple demande envoi d'une pièce à un client d'un seul clic, ou sa mise à disposition sur l'extranet. En automatique le programme joint les factures attachées à un relevé de compte propriétaire ou un compte de charge de copropriété.

événements

Depuis l'origine, SINERGIC a toujours privilégié l'enregistrement automatique des actions métier. Cette fonction est au cœur de nos logiciels

Les nombreuses actions quotidiennes sont donc enregistrées dans la base de données du client, de l'immeuble, des tiers...

Une base de courrier permet de maîtriser les documents établis par les collaborateurs. Chaque document émis ou reçu, enregistré en GED, fera également l’objet d’un traitement automatique (sinistre dégâts des eaux, D.O....), d’un process et d'une date limite de réponse permettant au quotidien de traiter la gestion des évènements. Finissez-en avec les omissions et la relance fastidieuse des clients.

Constitution Dossiers Locataires

La plateforme "Constitution Dossiers Locataires" permet à vos candidats locataire de vous transmettre leurs informations et documents nécessaires en un seul endroit. Une fois le dossier complet, vous pouvez récupérer automatiquement les informations et les intégrer dans votre logiciel SINERGIC.

Lecteur de cheques

Notre solution de lecteur de chèques apporte une aide précieuse lors de leurs saisies en lot. Elle permet une lecture du montant qui est utilisé pour la saisie automatique des encaissements et le passage des écritures sur l'individu concerné (copropriétaire, locataire, propriétaire).

Lecture Automatique des Factures

SINERGIC récupère les informations clés afin de passer automatiquement les écritures comptables sur les comptes des fournisseurs concernés. Elles sont ensuite envoyées sur votre GED afin d'etre archivées dans la fiche du fournisseur.

Formation

Agrée depuis toujours, les formations SINERGIC sont prises en charge par les organismes de formations (AGEFOS, AGEFIS, ANPE…).

En fonction de vos besoins ou des difficultés détectées par les collaborateurs en charge de votre maintenance, SINERGIC élaborera des plans de formation parfaitement adaptés aux nécessités de votre cabinet, d’un personnel nouvellement embauché ou en difficulté.

Ces formations peuvent être effectuées au sein de votre cabinet mais de plus en plus, en téléformation. La formation est souvent considérée comme une perte de temps. Révisez votre jugement avec nos programmes d’une heure, d’une ½ journée ou de plusieurs jours. Faites de ces formations, votre meilleur atout et investissez dans vos personnels.

Maintenance

Essentielle pour votre cabinet, la Maintenance est assurée par les concepteurs même des logiciels SINERGIC.

Elle revêt deux aspects :

• Le dépannage quotidien lié à la mauvaise exécution d’une tâche, un bug éventuel, la mise à jour juridique des bases courriers...
• La surveillance de l’état de votre réseau informatique.

Cette dernière, souvent ignorée, est source d’un grand nombre de difficultés quotidiennes et récurrentes. Bénéficiez de notre expertise et détectez les surcharges et le vieillissement de votre installation ou d’un poste de travail.

Audit

L’ensemble des services SINERGIC et sa connaissance profonde de vos métiers permet à SINERGIC de vous proposer d’auditer ou plus légèrement de vous accompagner dans l’analyse de votre cabinet.

En plus des outils reporting à destination du dirigeant, SINERGIC peut établir un diagnostic de l’organigramme de votre structure et identifier des améliorations à y apporter.

Matériels

SINERGIC peut vous accompagner dans le choix de vos matériels. Trouver la meilleure offre, analyser et chiffrer la transformation de vos installations quelles qu’elles soient : informatique, téléphonique,…

Déterminons ensemble les économies réalisables en fonction d’un matériel ajusté.

Vous améliorerez ou réorganiserez ainsi vos process, vos tâches et rentabiliserez vos équipements.